Intake & Validation Gate™
Confirma el origen, la legibilidad, la integridad, la vigencia, los metadatos y la responsabilidad antes de incorporar el documento a la operación.
Previene → documentos incompletos o inválidos Global Operations Framework · Pilar 10
Customs Documentation &Records Management™
La memoria probatoria del comercio exterior: documentos, datos, registros y evidencias confiables, conciliados y preparados para auditorías.
Customs Evidence Chain™Gobernanza activa
01
Origen registradoOrigen · responsable · versión · aprobación
Capturado02
Contenido validadoPartes · ítems · valores · vigencia
Aprobado03
Evidencia conciliadaComercial · logística · aduanas · fiscal
Coherente04
Expediente preservadoProtocolo · retención · auditoría
AuditableFuente únicaíndice maestro por operación
Versión correctaaprobación e historial preservados
Evidencia conectadadel documento al evento
Preparado para auditoríasrecuperación rápida y defendible
No basta con conservar los documentos: la organización debe demostrar que son los documentos correctos, en la versión correcta, vinculados a la operación correspondiente y coherentes entre sí.
Tectril transforma archivos dispersos en una memoria operativa única, trazable y auditable.
Cada expediente conecta la solicitud, la decisión, la ejecución, los protocolos, la retención y el cierre documentado.
Evidencia antes del cierre
Tres gates que protegen la integridad documental
Estos controles impiden que versiones incompletas, inconsistentes o no aprobadas avancen hacia el protocolo, el cierre o la retención oficial.
Reconciliation & Submission Gate™
Consolida la versión final aprobada y concilia los datos comerciales, logísticos, aduaneros, fiscales y financieros antes del protocolo.
Previene → versiones incorrectas o datos inconsistentesClosure & Retention Gate™
Exige evidencia de cierre, congela el expediente oficial y asigna requisitos de retención, revisión y legal hold cuando corresponda.
Previene → pérdida o eliminación prematuraCiclo de vida documental integrado
Desde la recepción hasta la retención auditable
Una cadena documental que vincula cada registro con la operación, el evento y la decisión correspondientes.
Captura controlada
Se registran el origen, el remitente, la fecha, la operación, el tipo de documento, la confidencialidad y las pendientes.
Forma y contenido
Se verifican las partes, los ítems, los valores, los pesos, las referencias, las firmas, la vigencia, la integridad y el alcance.
Coherencia entre documentos
Se comparan documentos comerciales, registros de transporte, declaraciones aduaneras, tributos, facturas electrónicas, registros financieros e inventario.
Customs Digital Dossier™
Registros indexados por operación, declaración, invoice, ítem, part number, serial number o lote.
Versión y retención
Se gobiernan los accesos, los cambios, los protocolos, los plazos, los legal holds, las revisiones y la disposición final.
Respuesta defendible
El paquete oficial se recupera, concilia, aprueba y transmite con comprobantes y una pista de auditoría preservada.
Diferenciales del Pilar 10
Una memoria probatoria confiable y recuperable
El activo no es la carpeta digital en sí, sino el método que hace que cada registro sea identificable, coherente, preservado y defendible.
01
Customs Evidence Chain™Una conexión verificable entre la solicitud, el documento, la decisión, la ejecución, el protocolo y el cierre.
02
Customs Digital Dossier™Un expediente único, indexado, conciliado y auditable para cada operación aduanera.
03
Records Retention & Legal Hold Governance™Retención basada en categoría, evento inicial y plazo de conservación, con suspensión controlada de la eliminación.
04
Audit & Inspection Readiness™Preparación permanente para auditorías, fiscalizaciones, due diligence y consultas internas.
05
Cross-Document Reconciliation™Coherencia entre los registros comerciales, logísticos, aduaneros, fiscales, financieros, de inventario y del ciclo de vida del activo.
Entregables de gobernanza
Expedientes que pueden localizarse, comprenderse y defenderse
La fuente oficial para localizar registros por operación, declaración, invoice, ítem o serial number.
Campos críticos comparados, discrepancias resueltas y aprobaciones preservadas.
Categoría, trigger, plazo de retención, responsable, revisión, bloqueo y disposición documentados.
Índice, línea de tiempo, evidencias oficiales, notas aprobadas, registros de transmisión y comprobantes de protocolo.
Desempeño y mejora continua
Indicadores de calidad probatoria y recuperabilidad
Integridad del ExpedienteExpedientes completos o excepciones formalmente documentadas.
Exactitud en el Primer IntentoDocumentos aprobados sin retrabajo.
Coincidencia entre DocumentosCampos críticos conciliados.
Antigüedad DocumentalPendientes por responsable y criticidad.
Evidencia de ProtocoloRegistros de protocolo y comprobantes preservados.
Tiempo de RecuperaciónTiempo necesario para recuperar el paquete oficial.
Cumplimiento de RetenciónPlazo de retención y requisitos de revisión correctamente asignados.
Respuesta de Auditoría en PlazoRespuestas entregadas dentro del plazo requerido.
Para operaciones que exigen evidencia
Dónde esta gobernanza marca la diferencia
Altos volúmenes de importaciones, exportaciones o documentos distribuidos.
Operaciones reguladas, serializadas o sujetas a regímenes aduaneros especiales.
Auditorías, programas OEA, fiscalizaciones, due diligence o saneamiento de backlog.
Cambios de equipos, sistemas o prestadores que comprometen la trazabilidad.
Necesidad de tercerizar la gobernanza sin perder titularidad ni control.
Hable con Tectril
Transforme documentos dispersos en una memoria aduanera íntegra, trazable y auditable.
Estructure expedientes digitales, versiones, protocolos, retención y evidencias para responder con seguridad a auditorías y fiscalizaciones.